Stellen wir uns eine völlig alltägliche Situation vor. Es ist Freitagnachmittag, das Treppenhaus ist nur unzureichend beleuchtet, und der Termin für die Wohnungsabnahme steht an. Der scheidende Mieter wartet bereits an der Tür. Früher wurde an dieser Stelle hektisch nach einem funktionierenden Kugelschreiber gesucht, das Papier verrutschte auf dem Klemmbrett, und sobald alle Kratzer am Fußboden handschriftlich verzeichnet werden sollten, wurde die eigene Schönschrift schnell zu einer unleserlichen Kritzelei. Später versuchte man dann im Büro vergeblich, jene Anmerkungen zu entziffern, die man selbst wenige Stunden zuvor im dunklen Flur notiert hatte. Durch den Einsatz einer App für Vermieter und Verwalter verschwindet dieser Ärger augenblicklich. Alle Beobachtungen, seien es kleine Verfärbungen an der Tapete oder der exakte Zustand der Armaturen im Badezimmer, lassen sich in einer modernen Übergabeprotokoll App mühelos strukturieren.
Der wichtigste Augenblick des gesamten Termins ist zweifelsohne jener Moment, in dem alle Parteien zustimmen, das Gespräch beenden und sich schließlich auf den Weg machen. Früher wurden an diesem Punkt die Kohlepapiere mühsam voneinander getrennt und die zumeist schlecht lesbaren Durchschläge an den Mieter verteilt. Es entsprach nicht selten der Realität, dass der Empfänger dieses Papiers die aufgeschriebenen Bemerkungen kaum selbst entziffern konnte und das Blatt anschließend knitterig im heimischen Ordner verschwand oder gar beim tatsächlichen Umzug verloren ging. Mit einer digitalen Lösung schöpft man hier das volle Potenzial einer effizienten Immobilienverwaltung aus. Noch bevor sich der Vermieter von der Immobilie verabschiedet, generiert die Software aus den erfassten Daten ein übersichtliches, sauber gegliedertes und perfekt lesbares Dokument. Jede Besonderheit, jedes eingefügte Foto und jede Zählernummer wird ordentlich und professionell formatiert am passenden Platz dargestellt.
Gleichzeitig verringert sich auch der Vorbereitungsaufwand ganz erheblich. Ein digitales Dokument kann sämtliche Basisdaten der Immobilie sowie die Kontaktdaten von Vermieter und Mieter bereits langfristig abspeichern. Beim nächsten Mieterwechsel ruft man das Objekt einfach wieder auf, ohne die exakte Straßenbezeichnung, Hausnummer, Etage oder die Zählernummern erneut mühsam Zeichen für Zeichen abtippen zu müssen. Solche wiederkehrenden Aufgaben summieren sich über das Jahr gesehen auf viele Stunden Arbeitszeit, die nun deutlich sinnvoller investiert werden können. Für Hausverwaltungen bedeutet diese Optimierung der Arbeitsabläufe zudem einen enormen Qualitätsgewinn. Mitarbeiter können standardisierte Formulare nutzen, die standortunabhängig abgerufen werden. Auch eine Urlaubsvertretung fällt somit viel leichter, da alle relevanten Informationen zur Ausstattung der Wohnung übersichtlich im zentralen System hinterlegt sind.
Stellen wir uns eine völlig alltägliche Situation vor. Es ist Freitagnachmittag, das Treppenhaus ist nur unzureichend beleuchtet, und der Termin für die Wohnungsabnahme steht an. Der scheidende Mieter wartet bereits an der Tür. Früher wurde an dieser Stelle hektisch nach einem funktionierenden Kugelschreiber gesucht, das Papier verrutschte auf dem Klemmbrett, und sobald alle Kratzer am Fußboden handschriftlich verzeichnet werden sollten, wurde die eigene Schönschrift schnell zu einer unleserlichen Kritzelei. Später versuchte man dann im Büro vergeblich, jene Anmerkungen zu entziffern, die man selbst wenige Stunden zuvor im dunklen Flur notiert hatte. Durch den Einsatz einer App für Vermieter und Verwalter verschwindet dieser Ärger augenblicklich. Alle Beobachtungen, seien es kleine Verfärbungen an der Tapete oder der exakte Zustand der Armaturen im Badezimmer, lassen sich in einer modernen Übergabeprotokoll App mühelos strukturieren.
Gleichzeitig verringert sich auch der Vorbereitungsaufwand ganz erheblich. Ein digitales Dokument kann sämtliche Basisdaten der Immobilie sowie die Kontaktdaten von Vermieter und Mieter bereits langfristig abspeichern. Beim nächsten Mieterwechsel ruft man das Objekt einfach wieder auf, ohne die exakte Straßenbezeichnung, Hausnummer, Etage oder die Zählernummern erneut mühsam Zeichen für Zeichen abtippen zu müssen. Solche wiederkehrenden Aufgaben summieren sich über das Jahr gesehen auf viele Stunden Arbeitszeit, die nun deutlich sinnvoller investiert werden können. Für Hausverwaltungen bedeutet diese Optimierung der Arbeitsabläufe zudem einen enormen Qualitätsgewinn. Mitarbeiter können standardisierte Formulare nutzen, die standortunabhängig abgerufen werden. Auch eine Urlaubsvertretung fällt somit viel leichter, da alle relevanten Informationen zur Ausstattung der Wohnung übersichtlich im zentralen System hinterlegt sind.
Viele Immobilienbesitzer scheuen im ersten Moment die Umstellung von gewohnten analog geführten Strukturen auf digitale Softwarelösungen, da sie die Veränderung von etablierten Arbeitsprozessen als aufwendig oder umständlich erachten. In der Praxis hingegen besticht eine auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Übergabeprotokoll App durch eine äußerst schmale Lernkurve und erfordert oft keinerlei klassische Schulung. Die meisten Menschen sind im täglichen Umgang mit Smartphones derart versiert, dass die Handhabung der Formulare absolut selbsterklärend vonstattengeht. Auf langfristige Sicht amortisiert sich das Implementieren dieser neuen Hilfsmittel rasant. Die Kosten für physische Ordner, Papier und Portogebühren schrumpfen massiv, und die gewonnene Zeit ist von unschätzbarem Wert für die eigentliche Arbeit mit den Immobilienobjekten.
Ein Kernproblem der analogen Arbeitsweise war schon immer die Schwierigkeit, sichtbare Merkmale adäquat mit Worten zu beschreiben. Ist der Kratzer am Türrahmen nun oberflächlich oder tief? Hat der Sprung in der Bodenfliese eine Größe von zwei oder von fünf Zentimetern? Diese Art von sprachlichen Beschreibungen bietet enorm viel Interpretationsspielraum und führt häufig zu unterschiedlichen Erinnerungen bei den Beteiligten, sobald Wochen oder Monate vergangen sind. Ein digitales Übergabeprotokoll setzt genau hier mit seiner integrierten Medienverwaltung an. Niemand muss mehr mühsam nach den passenden Worten suchen, um eine Macke im Laminat zu charakterisieren. Man nutzt stattdessen einfach die Kamerafunktion des genutzten Tablets oder Smartphones und fügt die angefertigte Aufnahme direkt an der entsprechenden Stelle im Dokument ein. Die meisten Immobilien Apps verknüpfen dieses eingefügte Bild dann völlig automatisch mit dem konkreten Raum und dem jeweiligen Mangel.