Die abschließende Unterschrift setzen Vermieter und Mieter ganz einfach und intuitiv direkt auf dem Touchbildschirm mit dem Finger oder einem entsprechenden Eingabestift. Unmittelbar danach wird die Ausfertigung per Knopfdruck an die im Gerät ohnehin gespeicherten E-Mail-Adressen aller anwesenden Personen geschickt. Wenn gewünscht, bietet das moderne System oftmals auch einen scanbaren Barcode oder einen Direktlink an, sodass der Empfänger das Ergebnis sofort auf seinem eigenen Mobiltelefon überprüfen, herunterladen und sicher archivieren kann. Für die Hausverwaltung bedeutet dies, dass keinerlei Dokumente mehr nach einem anstrengenden Außeneinsatz im Sekretariat noch einmal in den Kopierer gelegt, eingescannt und mühsam in digitalen Aktenordnern strukturiert werden müssen. Der Prozess der Dokumentenablage geschieht ohne jedes weitere Zutun, da die Datei von der App erzeugt und an die gewünschten digitalen Speicherorte geleitet wird.
Der wichtigste Augenblick des gesamten Termins ist zweifelsohne jener Moment, in dem alle Parteien zustimmen, das Gespräch beenden und sich schließlich auf den Weg machen. Früher wurden an diesem Punkt die Kohlepapiere mühsam voneinander getrennt und die zumeist schlecht lesbaren Durchschläge an den Mieter verteilt. Es entsprach nicht selten der Realität, dass der Empfänger dieses Papiers die aufgeschriebenen Bemerkungen kaum selbst entziffern konnte und das Blatt anschließend knitterig im heimischen Ordner verschwand oder gar beim tatsächlichen Umzug verloren ging. Mit einer digitalen Lösung schöpft man hier das volle Potenzial einer effizienten Immobilienverwaltung aus. Noch bevor sich der Vermieter von der Immobilie verabschiedet, generiert die Software aus den erfassten Daten ein übersichtliches, sauber gegliedertes und perfekt lesbares Dokument. Jede Besonderheit, jedes eingefügte Foto und jede Zählernummer wird ordentlich und professionell formatiert am passenden Platz dargestellt.
Gleichzeitig verringert sich auch der Vorbereitungsaufwand ganz erheblich. Ein digitales Dokument kann sämtliche Basisdaten der Immobilie sowie die Kontaktdaten von Vermieter und Mieter bereits langfristig abspeichern. Beim nächsten Mieterwechsel ruft man das Objekt einfach wieder auf, ohne die exakte Straßenbezeichnung, Hausnummer, Etage oder die Zählernummern erneut mühsam Zeichen für Zeichen abtippen zu müssen. Solche wiederkehrenden Aufgaben summieren sich über das Jahr gesehen auf viele Stunden Arbeitszeit, die nun deutlich sinnvoller investiert werden können. Für Hausverwaltungen bedeutet diese Optimierung der Arbeitsabläufe zudem einen enormen Qualitätsgewinn. Mitarbeiter können standardisierte Formulare nutzen, die standortunabhängig abgerufen werden. Auch eine Urlaubsvertretung fällt somit viel leichter, da alle relevanten Informationen zur Ausstattung der Wohnung übersichtlich im zentralen System hinterlegt sind.
Stellen wir uns eine völlig alltägliche Situation vor. Es ist Freitagnachmittag, das Treppenhaus ist nur unzureichend beleuchtet, und der Termin für die Wohnungsabnahme steht an. Der scheidende Mieter wartet bereits an der Tür. Früher wurde an dieser Stelle hektisch nach einem funktionierenden Kugelschreiber gesucht, das Papier verrutschte auf dem Klemmbrett, und sobald alle Kratzer am Fußboden handschriftlich verzeichnet werden sollten, wurde die eigene Schönschrift schnell zu einer unleserlichen Kritzelei. Später versuchte man dann im Büro vergeblich, jene Anmerkungen zu entziffern, die man selbst wenige Stunden zuvor im dunklen Flur notiert hatte. Durch den Einsatz einer App für Vermieter und Verwalter verschwindet dieser Ärger augenblicklich. Alle Beobachtungen, seien es kleine Verfärbungen an der Tapete oder der exakte Zustand der Armaturen im Badezimmer, lassen sich in einer modernen Übergabeprotokoll App mühelos strukturieren.
Wie viele Haustürschlüssel existieren eigentlich von der betreffenden Wohnung? Und wo sind die zugehörigen Briefkastenschlüssel geblieben, die beim letzten Termin angeblich noch im Küchenschrank lagen? Auch die detaillierte Schlüsselübergabe ist fester Bestandteil, wenn eine Wohnung den Besitzer für eine Weile wechselt. Die Erfahrung zeigt, dass gerade Schlüssel aufgrund ihrer geringen Größe und ihrer alltäglichen Nutzung die unangefochtene Nummer Eins bei Unstimmigkeiten am Ende der Mietzeit sind. Eine fortschrittliche Software zwingt Immobilienverwalter und Eigentümer geradezu dazu, bei der Erstellung des Protokolls präzise Auflistungen anzufertigen, indem entsprechende Abfragen systematisch in den Ablauf eingebettet sind. Wenn es beim jetzigen Auszug Differenzen bezüglich dieser Quantitäten geben sollte, kann man dank der sauberen digitalen Vorgeschichte mit einem einzigen Wisch die alten Aufzeichnungen auf dem Bildschirm aufrufen und die Fakten sachlich klären.
Viele Immobilienbesitzer scheuen im ersten Moment die Umstellung von gewohnten analog geführten Strukturen auf digitale Softwarelösungen, da sie die Veränderung von etablierten Arbeitsprozessen als aufwendig oder umständlich erachten. In der Praxis hingegen besticht eine auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Übergabeprotokoll App durch eine äußerst schmale Lernkurve und erfordert oft keinerlei klassische Schulung. Die meisten Menschen sind im täglichen Umgang mit Smartphones derart versiert, dass die Handhabung der Formulare absolut selbsterklärend vonstattengeht. Auf langfristige Sicht amortisiert sich das Implementieren dieser neuen Hilfsmittel rasant. Die Kosten für physische Ordner, Papier und Portogebühren schrumpfen massiv, und die gewonnene Zeit ist von unschätzbarem Wert für die eigentliche Arbeit mit den Immobilienobjekten.
Der wichtigste Augenblick des gesamten Termins ist zweifelsohne jener Moment, in dem alle Parteien zustimmen, das Gespräch beenden und sich schließlich auf den Weg machen. Früher wurden an diesem Punkt die Kohlepapiere mühsam voneinander getrennt und die zumeist schlecht lesbaren Durchschläge an den Mieter verteilt. Es entsprach nicht selten der Realität, dass der Empfänger dieses Papiers die aufgeschriebenen Bemerkungen kaum selbst entziffern konnte und das Blatt anschließend knitterig im heimischen Ordner verschwand oder gar beim tatsächlichen Umzug verloren ging. Mit einer digitalen Lösung schöpft man hier das volle Potenzial einer effizienten Immobilienverwaltung aus. Noch bevor sich der Vermieter von der Immobilie verabschiedet, generiert die Software aus den erfassten Daten ein übersichtliches, sauber gegliedertes und perfekt lesbares Dokument. Jede Besonderheit, jedes eingefügte Foto und jede Zählernummer wird ordentlich und professionell formatiert am passenden Platz dargestellt.