Wer regelmäßig Einzüge und Auszüge begleitet, weiß ganz genau, dass das Ablesen der Heizungs-, Wasser- und Stromzähler eine elementare Pflichtübung darstellt, die leider sehr oft mit Überraschungen verbunden ist. Die Zähler befinden sich häufig in staubigen, verwinkelten und sehr schlecht beleuchteten Kellerräumen. Das Ablesen der richtigen Zahlenfolgen unter diesen Bedingungen ist die eine Sache, das korrekte Notieren der meist achtstelligen Identifikationsnummern eine ganz andere. Ein simples Vertauschen zweier Ziffern in der Hektik des Alltags kann dazu führen, dass die Abrechnungsunternehmen später falsche Werte verbuchen oder Zuordnungen völlig scheitern. Durch die digitale Arbeitsumgebung lässt sich dieses Risiko massiv minimieren. Man hat die Beleuchtung des Smartphones zur Hand und kann zusätzlich direkt vor Ort ein hochauflösendes Foto erstellen, welches die eingegebenen Zahlen schwarz auf weiß und für jeden nachvollziehbar im System hinterlegt.
Der wichtigste Augenblick des gesamten Termins ist zweifelsohne jener Moment, in dem alle Parteien zustimmen, das Gespräch beenden und sich schließlich auf den Weg machen. Früher wurden an diesem Punkt die Kohlepapiere mühsam voneinander getrennt und die zumeist schlecht lesbaren Durchschläge an den Mieter verteilt. Es entsprach nicht selten der Realität, dass der Empfänger dieses Papiers die aufgeschriebenen Bemerkungen kaum selbst entziffern konnte und das Blatt anschließend knitterig im heimischen Ordner verschwand oder gar beim tatsächlichen Umzug verloren ging. Mit einer digitalen Lösung schöpft man hier das volle Potenzial einer effizienten Immobilienverwaltung aus. Noch bevor sich der Vermieter von der Immobilie verabschiedet, generiert die Software aus den erfassten Daten ein übersichtliches, sauber gegliedertes und perfekt lesbares Dokument. Jede Besonderheit, jedes eingefügte Foto und jede Zählernummer wird ordentlich und professionell formatiert am passenden Platz dargestellt.
Die abschließende Unterschrift setzen Vermieter und Mieter ganz einfach und intuitiv direkt auf dem Touchbildschirm mit dem Finger oder einem entsprechenden Eingabestift. Unmittelbar danach wird die Ausfertigung per Knopfdruck an die im Gerät ohnehin gespeicherten E-Mail-Adressen aller anwesenden Personen geschickt. Wenn gewünscht, bietet das moderne System oftmals auch einen scanbaren Barcode oder einen Direktlink an, sodass der Empfänger das Ergebnis sofort auf seinem eigenen Mobiltelefon überprüfen, herunterladen und sicher archivieren kann. Für die Hausverwaltung bedeutet dies, dass keinerlei Dokumente mehr nach einem anstrengenden Außeneinsatz im Sekretariat noch einmal in den Kopierer gelegt, eingescannt und mühsam in digitalen Aktenordnern strukturiert werden müssen. Der Prozess der Dokumentenablage geschieht ohne jedes weitere Zutun, da die Datei von der App erzeugt und an die gewünschten digitalen Speicherorte geleitet wird.
Stellen wir uns eine völlig alltägliche Situation vor. Es ist Freitagnachmittag, das Treppenhaus ist nur unzureichend beleuchtet, und der Termin für die Wohnungsabnahme steht an. Der scheidende Mieter wartet bereits an der Tür. Früher wurde an dieser Stelle hektisch nach einem funktionierenden Kugelschreiber gesucht, das Papier verrutschte auf dem Klemmbrett, und sobald alle Kratzer am Fußboden handschriftlich verzeichnet werden sollten, wurde die eigene Schönschrift schnell zu einer unleserlichen Kritzelei. Später versuchte man dann im Büro vergeblich, jene Anmerkungen zu entziffern, die man selbst wenige Stunden zuvor im dunklen Flur notiert hatte. Durch den Einsatz einer App für Vermieter und Verwalter verschwindet dieser Ärger augenblicklich. Alle Beobachtungen, seien es kleine Verfärbungen an der Tapete oder der exakte Zustand der Armaturen im Badezimmer, lassen sich in einer modernen Übergabeprotokoll App mühelos strukturieren.
Gleichzeitig verringert sich auch der Vorbereitungsaufwand ganz erheblich. Ein digitales Dokument kann sämtliche Basisdaten der Immobilie sowie die Kontaktdaten von Vermieter und Mieter bereits langfristig abspeichern. Beim nächsten Mieterwechsel ruft man das Objekt einfach wieder auf, ohne die exakte Straßenbezeichnung, Hausnummer, Etage oder die Zählernummern erneut mühsam Zeichen für Zeichen abtippen zu müssen. Solche wiederkehrenden Aufgaben summieren sich über das Jahr gesehen auf viele Stunden Arbeitszeit, die nun deutlich sinnvoller investiert werden können. Für Hausverwaltungen bedeutet diese Optimierung der Arbeitsabläufe zudem einen enormen Qualitätsgewinn. Mitarbeiter können standardisierte Formulare nutzen, die standortunabhängig abgerufen werden. Auch eine Urlaubsvertretung fällt somit viel leichter, da alle relevanten Informationen zur Ausstattung der Wohnung übersichtlich im zentralen System hinterlegt sind.
Die abschließende Unterschrift setzen Vermieter und Mieter ganz einfach und intuitiv direkt auf dem Touchbildschirm mit dem Finger oder einem entsprechenden Eingabestift. Unmittelbar danach wird die Ausfertigung per Knopfdruck an die im Gerät ohnehin gespeicherten E-Mail-Adressen aller anwesenden Personen geschickt. Wenn gewünscht, bietet das moderne System oftmals auch einen scanbaren Barcode oder einen Direktlink an, sodass der Empfänger das Ergebnis sofort auf seinem eigenen Mobiltelefon überprüfen, herunterladen und sicher archivieren kann. Für die Hausverwaltung bedeutet dies, dass keinerlei Dokumente mehr nach einem anstrengenden Außeneinsatz im Sekretariat noch einmal in den Kopierer gelegt, eingescannt und mühsam in digitalen Aktenordnern strukturiert werden müssen. Der Prozess der Dokumentenablage geschieht ohne jedes weitere Zutun, da die Datei von der App erzeugt und an die gewünschten digitalen Speicherorte geleitet wird.
Ein Kernproblem der analogen Arbeitsweise war schon immer die Schwierigkeit, sichtbare Merkmale adäquat mit Worten zu beschreiben. Ist der Kratzer am Türrahmen nun oberflächlich oder tief? Hat der Sprung in der Bodenfliese eine Größe von zwei oder von fünf Zentimetern? Diese Art von sprachlichen Beschreibungen bietet enorm viel Interpretationsspielraum und führt häufig zu unterschiedlichen Erinnerungen bei den Beteiligten, sobald Wochen oder Monate vergangen sind. Ein digitales Übergabeprotokoll setzt genau hier mit seiner integrierten Medienverwaltung an. Niemand muss mehr mühsam nach den passenden Worten suchen, um eine Macke im Laminat zu charakterisieren. Man nutzt stattdessen einfach die Kamerafunktion des genutzten Tablets oder Smartphones und fügt die angefertigte Aufnahme direkt an der entsprechenden Stelle im Dokument ein. Die meisten Immobilien Apps verknüpfen dieses eingefügte Bild dann völlig automatisch mit dem konkreten Raum und dem jeweiligen Mangel.